Volunteer-Programm aktivieren
Ein Wettkampf mit 200 Startern braucht 40 bis 60 Helfer. Diese über Chatgruppen und Tabellen zu koordinieren, ist einer der größten Zeitfresser in der Eventorganisation.
Event Instance → Setup → Volunteers
Aktivieren
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Volunteer registration enabled | Schaltet die öffentliche Bewerbungsseite frei |
| Volunteer enrollment start date | Ab wann Bewerbungen möglich sind |
| Volunteer enrollment end date | Bis wann |
Danach ist die Bewerbungsseite unter /events/<eventInstanceId>/volunteers/registration erreichbar und wird auf der Eventseite verlinkt.
Der Ablauf
Positionen definieren
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Bewerbungszeitraum öffnen
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Helfer bewerben sich auf konkrete Positionen
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Besetzung über die Positionsmatrix prüfen
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Lücken gezielt bewerben
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Einsatzpläne kommunizieren
Zeitplanung
| Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| 10–12 Wochen vorher | Positionen definieren, Bedarf kalkulieren |
| 8–10 Wochen vorher | Bewerbungen öffnen und bewerben |
| 4 Wochen vorher | Besetzungsstand prüfen, Lücken gezielt ansprechen |
| 2 Wochen vorher | Bewerbungen schließen, Einsatzpläne versenden |
| Woche davor | Briefing, letzte Nachrücker |
Helfer planen ihre Wochenenden weit im Voraus. Wer vier Wochen vorher anfängt zu suchen, findet niemanden mehr — und steht am Eventtag mit unbesetzten Lanes da.
Bedarf kalkulieren
Als Ausgangspunkt für ein mittelgroßes On-Site-Event:
| Bereich | Bedarf |
|---|---|
| Judges | Ein Judge je Lane, plus Reserve, plus Schichtwechsel |
| Check-In | 2–4 Personen für die erste Stunde |
| Einlass / Tickets | 2–3 Personen |
| Floor-Management | 1–2 je Stage |
| Scorekeeper | 1 je Stage |
| Auf-/Abbau | 8–15 Personen |
| Verpflegung | 2–4 Personen |
| Sanitätsdienst | Nach behördlicher Auflage |
Judges sind der größte Block — siehe Judges zuweisen für die Berechnung.
Was Helfer bekommen sollten
Die Plattform verwaltet die Anmeldung; das Angebot machst du:
- Verpflegung über den Tag
- Helfer-Shirt — kostengünstig und wirkt identitätsstiftend
- Kostenlose Startplätze im Folgejahr oder Vergünstigung
- Aufwandsentschädigung, falls du eine zahlst — im Feld Compensation dokumentierbar
- Übernachtung bei weiter Anreise — über Overnight accommodation offered
- Namentliche Nennung in der Danksagung
Ein kostenloser Startplatz im Folgejahr kostet dich wenig und bindet Helfer, die selbst Athleten sind — die beste Helfergruppe, weil sie den Sport verstehen.