Helfer verwalten

Event Instance → Volunteers

Die Ansichten

Ansicht	Zeigt
Volunteer list	Alle Bewerbungen mit Position und Status
Volunteer details	Einzelne Bewerbung mit allen Angaben
Position matrix	Soll gegen Ist je Position — deine wichtigste Ansicht
Position statistics	Auswertungen zur Besetzung

Die Positionsmatrix

Der schnellste Weg zu der Frage, die zählt: Wo fehlen mir noch Leute?

Position                          Soll   Ist   Status
──────────────────────────────────────────────────────
Judge Main Floor — Vormittag        8     8    ✔
Judge Main Floor — Nachmittag       8     5    ⚠ 3 fehlen
Check-In Desk                       4     4    ✔
Aufbau Freitag                     12     6    ⚠ 6 fehlen
Abbau Samstag                      12     2    ✖ 10 fehlen

Prüfe die Matrix wöchentlich ab dem Start des Bewerbungszeitraums. Lücken, die vier Wochen vorher bestehen, bestehen auch zwei Wochen vorher — es sei denn, du wirbst gezielt.

Lücken gezielt bewerben

Statt „wir suchen noch Helfer" allgemein zu posten, wirb konkret: „Für den Abbau am Samstagabend suchen wir noch 10 Leute — es gibt Pizza und einen Freistartplatz fürs nächste Jahr." Konkrete Anfragen funktionieren deutlich besser.

Bewerbungsdetails

Je Bewerbung siehst du:

• Kontaktdaten
• gewählte Position
• gewählte Tage, falls du Select days aktiviert hast
• Erfahrungsangaben, falls abgefragt
• Antwort auf deine Zusatzfrage
• Übernachtungsbedarf, falls angeboten

Bewerbungen sichten

Bei Positionen mit Anforderungen — insbesondere Judges — lohnt das Sichten der Erfahrungsangaben. Wer keine Erfahrung hat, ist nicht ungeeignet, braucht aber mehr Einweisung oder eine andere Position.

CSV-Export

Der Export der Helferliste ist die Grundlage für alles, was außerhalb der Plattform passiert:

• Namensschilder und Helferausweise
• Shirt-Bestellung nach Größen
• Verpflegungsplanung
• Einsatzplan als Aushang
• Versicherungsmeldung

→ Exporte — Übersicht

Kommunikation mit Helfern

Volunteers sind ein eigener Empfängerkreis bei geplanten Nachrichten.

Ein sinnvoller Nachrichtenplan:

Zeitpunkt	Inhalt
Nach der Bewerbung	Bestätigung, grobe Angaben zum Einsatz
2 Wochen vorher	Konkreter Einsatzplan, Ort, Uhrzeit, Ansprechpartner
2 Tage vorher	Erinnerung, Anfahrt, was mitzubringen ist
Nach dem Event	Danke — und die Frage, ob sie nächstes Jahr wieder dabei sind

Die Danke-Nachricht nicht vergessen

Helfer sind die knappste Ressource in der Eventorganisation. Wer sich nach dem Event nicht wertgeschätzt fühlt, kommt nicht wieder — und du fängst jedes Jahr bei null an. Die Nachricht nach dem Event ist die Investition in die nächste Ausgabe.

Judges aus dem Helferpool

Bewerber auf Judge-Positionen brauchen zusätzlich einen Portalzugang, um bewerten zu können. Lade sie als Judges ein:

→ Judges verwalten · Team & Rollen

Am Eventtag

• Ausgedruckter Einsatzplan je Bereich
• Ansprechpartner je Bereich benannt und für alle bekannt
• Sammelpunkt und Uhrzeit für das Briefing
• Kontaktliste für kurzfristige Ausfälle