Geplante Nachrichten
Event Instance → Communications → Scheduled Messages
Statt Sammel-E-Mails von Hand zu verschicken, definierst du Nachrichten einmal — die Plattform versendet sie automatisch zum richtigen Zeitpunkt.
Eine Nachricht anlegen
| Feld | Optionen |
|---|---|
| Message type | |
| Recipient base | Participants · Registration Owners · Volunteers |
| Send type | Relativ zum Eventdatum oder absolutes Datum |
| Message template | Eine deiner Vorlagen |
| Betreff und Inhalt | Der Text |
Empfängerkreise
| Kreis | Wer | Wofür |
|---|---|---|
| Participants | Alle Einzelpersonen, auch Teammitglieder | Inhalte, die jeden Athleten betreffen: Standards, Warm-up, Anreise |
| Registration Owners | Nur die Person, die angemeldet hat | Organisatorisches, Zahlungen, Teamverwaltung |
| Volunteers | Angemeldete Helfer | Einsatzpläne, Briefing, Verpflegung |
Bei Teams erreicht Participants alle vier Athleten, Registration Owners nur den Anmelder. Für „Bitte T-Shirt-Größe nachtragen" ist der Owner richtig, für „Bewegungsstandards Workout 2" alle Participants.
Sendezeitpunkt
Relativ zum Eventdatum
| Bezugspunkt | Wofür |
|---|---|
| after registration | Willkommensnachricht, direkt nach der Anmeldung |
| before event | Erinnerungen, Anreise-Infos, Zeitplan |
| after event | Danke, Ergebnisse, Feedback, nächste Ausgabe |
Der große Vorteil: Diese Nachrichten funktionieren unabhängig vom konkreten Datum. Einmal definiert, greifen sie bei jeder Ausgabe des Events — auch nach dem Klonen.
Absolutes Datum
Für Nachrichten, die zu einem festen Zeitpunkt gehen müssen — ein Workout-Release, eine Deadline-Erinnerung.
Ein bewährter Nachrichtenplan
On-Site-Event
| Zeitpunkt | Empfänger | Inhalt |
|---|---|---|
| Nach Registrierung | Registration Owners | Bestätigung, was als Nächstes passiert |
| Nach Registrierung | Participants | Willkommen, Regelwerk, Standards |
| 14 Tage vorher | Registration Owners | Zeitplan, Anreise, Parken, Check-In-Zeiten |
| 3 Tage vorher | Participants | Heat-Zeiten, Ablauf, Mitzubringendes |
| 1 Tag nachher | Participants | Danke, Ergebnisse, Fotos |
| 7 Tage nachher | Registration Owners | Feedback, Ausblick auf die nächste Ausgabe |
Online-Qualifier
| Zeitpunkt | Empfänger | Inhalt |
|---|---|---|
| Nach Registrierung | Participants | Ablauf, Videoanforderungen, Termine |
| Vor jedem Release | Participants | Was kommt, wann die Deadline ist |
| Vor jeder Deadline | Participants | Erinnerung — „noch 24 Stunden" |
| Nach Qualifier-Ende | Participants | Ergebnisse, Judging-Zeitplan, Einspruchsfrist |
Drei bis sechs Nachrichten über den gesamten Zyklus sind angemessen. Wer wöchentlich schreibt, landet im Spam-Ordner oder wird abbestellt — und dann fehlt die Aufmerksamkeit für die wirklich wichtige Nachricht.
Vorschau und Kontrolle
Vor dem Aktivieren:
- Preview zeigt die fertige Nachricht
- Testversand an dich selbst — auf verschiedenen Geräten prüfen
- Delivery dokumentiert nach dem Versand die Zustellung
Übersicht
Die Scheduled Messages List zeigt alle Nachrichten mit Zeitpunkt, Empfängerkreis und Status. Von dort bearbeitest, deaktivierst oder löschst du sie.
Was in jede Nachricht gehört
- Eindeutiger Betreff — Eventname und Anlass
- Erkennbarer Absender — Name und antwortfähige Adresse
- Eine klare Handlungsaufforderung pro Nachricht
- Ansprechpartner für Rückfragen
Athleten antworten auf diese Mails. Nutze eine Adresse, die jemand liest — idealerweise die, die im Support-Postfach landet.
Push statt oder ergänzend zu E-Mail
Zeitkritische Informationen am Eventtag erreichen Athleten über Push-Benachrichtigungen zuverlässiger als per E-Mail.