Conversations — Support-Postfach
Conversations in der Seitenleiste. Zugänglich für die Rollen Support Clerk, Event Admin und Organization Admin.
Der Bereich ist über eine Funktionsfreischaltung gesteuert und daher nicht in jedem Konto sichtbar. Wende dich an den Support, wenn du ihn nutzen möchtest.
Wofür
Teilnehmeranfragen laufen sonst in der privaten Mailbox der Wettkampfleitung auf. Das ist die häufigste organisatorische Schwachstelle in kleinen Teams:
- Anfragen bleiben liegen, wenn eine Person ausfällt
- Niemand weiß, was schon beantwortet wurde
- Doppelantworten mit unterschiedlichem Inhalt
- Nach dem Event ist der Verlauf weg
Das gemeinsame Postfach löst das: Alle Anfragen an einem Ort, für das ganze Team sichtbar.
Aufbau
- Konversationsliste — eingehende Anfragen
- E-Mail-Editor — Antworten direkt aus dem Portal
- Organisationsauswahl — bei mehreren Organisationen
Anfragen werden per E-Mail-Anbindung eingesammelt.
Arbeitsweise im Team
Eine Adresse nach außen. Nutze dieselbe Adresse als Absender in geplanten Nachrichten und als Kontaktadresse der Event Instance. Antworten landen dann automatisch im Postfach.
Zuständigkeiten klären. Wer bearbeitet was? Zahlungsfragen, Regelfragen und Anmeldeprobleme brauchen unterschiedliches Wissen.
Feste Zeiten. Zweimal täglich das Postfach durchgehen ist besser als sporadisch — und für Teilnehmer verlässlicher.
Antwortzeit kommunizieren. „Wir antworten innerhalb von 48 Stunden" auf der Eventseite senkt die Zahl der Nachfass-Mails erheblich.
Häufige Anfragen — und wie du sie reduzierst
| Anfrage | Vorbeugung |
|---|---|
| „Wann starte ich?" | Planung veröffentlichen und in der Erinnerungsmail darauf hinweisen |
| „Wo kann ich parken?" | In den Zeitplan-Freitext und die Vorab-Mail |
| „Kann ich die Division wechseln?" | Regel vorab auf der Eventseite festhalten |
| „Meine Zahlung ist fehlgeschlagen" | Aktiv nachfassen bei Status failed |
| „Welche Bewegungsstandards gelten?" | Als Dokument unter Attachments hinterlegen |
| „Bekomme ich mein Geld zurück?" | Stornobedingungen in den Teilnahmebedingungen |
Filtere in der Woche vor dem Event auf pending-Registrierungen und offene Zahlungen und geh proaktiv auf die Betroffenen zu. Das reduziert die Anfragen und die Probleme am Check-In-Desk.
KI-Assistent als Vorstufe
Ein Teil der Anfragen lässt sich vollständig automatisiert beantworten — mit dem KI-Assistenten auf der Eventseite, der aus deinen eigenen Dokumenten antwortet.