Athlete Check-In

Athlete Check-In in der Seitenleiste. Zugänglich für die Rollen Athlete Checkin, Event Admin und Organization Admin.

Warum Check-In

• Du weißt, wer da ist — und wer fehlt, bevor sein Heat beginnt
• Freiwerdende Plätze lassen sich rechtzeitig umplanen
• Ausgabe von Startnummern, Bändchen und Goodie-Bags wird dokumentiert
• Der Ist-Stand ist die Grundlage für kurzfristige Heat-Anpassungen

Der Ablauf

1. Event und Event Instance auswählen
2. Athlet oder Team über Name oder Registrierung suchen
3. Registrierung öffnen
4. Angaben prüfen
5. Check in

Bei Teams siehst du die einzelnen Plätze und kannst die Anwesenheit der Mitglieder erfassen.

Was der Desk sieht

Bereich	Inhalt
Registration details	Division, Status, Zahlungsstatus
Participant slots	Die Personen der Anmeldung
Check-in actions	Ein- und Auschecken

Statuswerte

Status	Bedeutung
Complete	Eingecheckt
Not Checked In	Noch nicht da

→ Statuswerte

Auschecken

Check out macht einen Check-In rückgängig — bei Fehleingaben oder wenn ein Athlet nach dem Einchecken doch abreist.

Self-Check-In

Im Setup der Event Instance lässt sich Self check-in aktivieren. Athleten checken dann selbst über Portal oder App ein.

	Desk-Check-In	Self-Check-In
Personalaufwand	hoch	minimal
Ausgabe von Material	direkt möglich	separate Station nötig
Datenkontrolle	möglich	keine
Warteschlange	ja	nein
Verlässlichkeit	hoch	Athleten checken ein, ohne da zu sein

Kombination

Self-Check-In für die Anwesenheitsmeldung, dazu eine separate Ausgabestation für Startnummern und Bändchen. Das entzerrt die Schlange und behält die Materialkontrolle.

Was am Desk noch geprüft wird

Der Check-In ist der letzte Moment, an dem du Dinge klären kannst:

• Zahlungsstatus — steht noch etwas offen?
• ToS-Zustimmung — Registrierungen auf pending haben offene Zustimmungen
• Ausweiskontrolle bei Altersklassen
• Waiver-Unterschrift, falls du zusätzlich auf Papier arbeitest

Vorher klären, nicht am Desk

Filtere in der Woche vor dem Event auf pending und offene Zahlungen und kläre sie im Voraus. Am Check-In-Desk mit Schlange dahinter ist der schlechteste Ort für solche Gespräche.

→ Registrierungen verwalten

Fehlende Athleten

Wer bei Heat-Beginn nicht eingecheckt ist, fehlt vermutlich. Optionen:

1. Warten — bei Heats mit Reserve
2. Lane frei lassen — der Heat startet ohne
3. Nachrücker einsetzen — wenn jemand bereitsteht
4. Zurückziehen — bei endgültigem Fernbleiben

Änderungen an der Aufstellung erfolgen in der Planung.

Ausstattung des Desks

• Ein bis zwei Geräte je nach Feldgröße
• Ausgedruckte Teilnehmerliste als Fallback → Export
• Heat Sheets zum Nachschlagen
• Startnummern, Bändchen, Material