Auto-Invitation-Wizard

Ziel-Event-Instance → Auto-Invitation → Setup

Du startest den Wizard in der Instance, in die eingeladen werden soll — also im Finale, nicht im Qualifier.

Schritt 1 — Select Source

Wähle die Quell-Instance, aus deren Leaderboard eingeladen wird.

Der Wizard lädt daraufhin deren Leaderboard-Daten und zeigt sie zur Kontrolle.

Leaderboard muss final sein

Lade erst ein, wenn das Qualifier-Leaderboard steht — Judging abgeschlossen, Einsprüche geklärt, Status auf Official. Eine nachträgliche Rangkorrektur nach versendeten Einladungen ist ausgesprochen unangenehm zu kommunizieren.

→ Ergebnisse veröffentlichen

Schritt 2 — Map Divisions

Ordne jede Quelldivision einer Zieldivision zu.

Quelle: "RX Men"          →  Ziel: "RX Men"
Quelle: "RX Women"        →  Ziel: "RX Women"
Quelle: "Masters Men 35+" →  Ziel: "Masters Men"
Quelle: "Masters Men 45+" →  Ziel: "Masters Men"

Divisionen ohne Zuordnung werden nicht berücksichtigt. Das ist beabsichtigt: Wenn eine Qualifier-Division keine Fortsetzung hat, lässt du sie leer.

Schritt 3 — Set Invitation Counts

Lege pro Division fest, wie viele Athleten eingeladen werden.

Division	Einladungen
RX Men	20
RX Women	20
Masters Men	12
Masters Women	12

Ausgangspunkt ist die Qualifikationsregel, die du in der Division hinterlegt hast.

Von der Kapazität her rechnen

Deine Lane-Zahl mal die Heat-Zahl ergibt die verfügbaren Startplätze. Lade genau so viele ein — Nachrücken erledigt das System automatisch, du musst keine Absagen einkalkulieren.

→ Tage & Stages

Divisionen mit 0 oder ohne Zuordnung werden übersprungen.

Schritt 4 — Edit Message

Die Einladungs-E-Mail.

Feld	Hinweis
Message template	Eine deiner Nachrichtenvorlagen
Subject	Vorbelegt mit dem Eventnamen, anpassbar
Message body	Der Einladungstext
Sender name	Absendername
Sender email	Absenderadresse
Invite expiry days	Ablauffrist in Tagen (Standard: 7)

Was in die Einladung gehört

• Die Leistung würdigen — Platzierung und Division nennen
• Der Termin des Finales, prominent
• Der Ort
• Die Frist — bis wann zugesagt werden muss, unmissverständlich
• Was zu tun ist — der Link und die nächsten Schritte
• Kosten, falls das Finale kostenpflichtig ist
• Ein Ansprechpartner für Rückfragen

Frist deutlich benennen

Der häufigste Grund für verfallene Einladungen ist eine übersehene Frist. Nenne das konkrete Datum, nicht nur „innerhalb von 7 Tagen".

Schritt 5 — Confirm

Die Zusammenfassung zeigt Quelle, Zuordnungen, Einladungszahlen und die Nachricht.

Prüfe abschließend:

• Richtige Quell-Instance?
• Alle Divisionen korrekt zugeordnet?
• Einladungszahlen passen zur Kapazität?
• Absenderadresse korrekt und antwortfähig?
• Frist realistisch?
• Testversand an dich selbst geprüft?

Mit dem Absenden startet der Prozess: Einladungen gehen raus, Fristen laufen, das Nachrücken ist scharfgeschaltet.

Danach

Die Statistik zeigt dir laufend den Stand.

→ Statistiken & Nachrücken