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Auto-Invitations — Konzept

Bei mehrstufigen Events steht nach dem Qualifier dieselbe Aufgabe an: Die Besten jeder Division sollen ins Finale — und wer absagt, muss ersetzt werden. Von Hand ist das eine Wochenendbeschäftigung mit Tabellen und Sammel-E-Mails.

Auto-Invitations erledigen das automatisch.

Event Instance (Ziel) → Auto-Invitation

Das Prinzip​

Qualifier-Leaderboard
        │
        │  Top N je Division
        ▼
Einladungen mit Ablauffrist
        │
        ├── angenommen  →  Startplatz im Finale
        ├── abgelehnt   ─┐
        └── abgelaufen  ─┴→  nächster Rang rückt automatisch nach

Die Methode heißt „Top ranks with fill up": Die besten Ränge werden eingeladen, und sobald ein Platz frei wird, rückt der nächste nach — ohne dein Zutun.

Warum das der wichtigste Automatisierungsgewinn ist​

Ohne Auto-Invitations: Leaderboard exportieren, Top-N je Division heraussuchen, Serien-E-Mail bauen, Antworten manuell nachhalten, nach einer Woche Absagen zählen, Nachrücker heraussuchen, neue Serien-E-Mail … pro Runde mehrere Stunden.

Mit Auto-Invitations: Einmal konfigurieren. Das System versendet, überwacht Fristen und rückt nach. Du siehst nur die Statistik.

Voraussetzungen​

  • Eine Quell-Instance mit vorliegendem Leaderboard
  • Eine Ziel-Instance, in die eingeladen wird
  • Divisionen in beiden Instances angelegt
  • Eine Nachrichtenvorlage für die Einladungs-E-Mail
Ziel-Instance vorbereiten

Setze die Ziel-Instance auf Registration type: Private. Dann kommen ausschließlich Eingeladene hinein und niemand meldet sich am Qualifikationsweg vorbei an.

→ Instance konfigurieren

Divisionen zuordnen​

Quell- und Zieldivisionen müssen nicht identisch sein. Beim Einrichten mappst du sie aufeinander:

Qualifier "RX Men"           →  Finale "RX Men"
Qualifier "RX Women"         →  Finale "RX Women"
Qualifier "Masters Men 35+"  ┐
Qualifier "Masters Men 45+"  ┴→  Finale "Masters Men"

Das erlaubt feine Differenzierung im Qualifier und Zusammenführung im Finale.

Ablauffristen​

Jede Einladung bekommt eine Frist (Standard: 7 Tage). Nach Ablauf verfällt sie und der nächste Rang rückt nach.

Die Fristlänge ist ein Kompromiss:

FristVorteilNachteil
3–5 TageSchnelles Nachrücken, viele Runden möglichAthleten im Urlaub verpassen die Einladung
7 TageGuter Kompromiss—
14 TageNiemand wird übergangenNur ein bis zwei Nachrückrunden möglich

Zeitplan rückwärts rechnen​

Finale-Termin
  − 2 Wochen   letzte Nachrückrunde abgeschlossen
  − 3 Wochen   zweite Einladungsrunde
  − 4 Wochen   erste Einladungsrunde versendet
  − 5 Wochen   Qualifier-Leaderboard offiziell
  − 6 Wochen   Qualifier-Ende, Judging abgeschlossen

Rechne mit 10–25 % Absagen und plane mindestens zwei Nachrückrunden ein.

Nächste Schritte​